• 09/022022
  • Hoàng Hải Photocopy

Hướng dẫn scan bản gốc bằng máy photocopy Ricoh

Scan là chức năng cơ bản trong các máy photocopy đa năng. Nhờ chức năng này, bạn có thể quét tài liệu, hình ảnh trên giấy thành các file số hóa để lưu trữ vào đĩa cứng dưới dạng file ảnh, sau đó đưa vào máy in để in ra file tài liệu giấy,… Vậy nên biết cách scan trên máy là kỹ năng rất cần thiết trong quá trình làm việc. Để giúp các bạn trau dồi thêm kỹ năng này, trong bài viết hôm nay Hoàng Hải xin chia sẻ cách scan bằng máy photocopy Ricoh dễ hiểu và đơn giản nhất.

Xem thêm : Bảng giá thuê máy photocopy Ricoh tại Hoàng Hải

Hướng dẫn scan bản gốc bằng máy photocopy Ricoh

Bước 1: Đặt bản gốc ngay ngắn trên màn hình máy photocopy.

Bước 2: Bấm phím “Scanner”.

Bước 3. Đảm bảo rằng tab E-mail đã được kích hoạt
Bước 4: Đổi tên file cho dễ nhớ, để thuận tiện hơn trong quá trình lọc tìm lại lịch sử khi cần sử dụng các thông tin trong file đồng thời giúp bạn scan thêm tài liệu một cách dễ dàng mà không cần bản gốc. Sau khi đổi tên xong, bạn nhấn “OK” để máy lưu lại quá trình thay đổi.
Bước 5. Nếu bản gốc của bạn có hai mặt, hãy làm theo các bước dưới đây. Nếu trang gốc của bạn có các trang có màu và bạn
muốn Scan màu bằng máy photocopy Ricoh bạn có thể thực hiện Bước 6. Nếu không, chuyển sang Bước 7.
5.1 : Nhấn Sided Original
5.2 – Trong Cài đặt gốc, chọn 2 mặt gốc.
5.3 – Chọn top to top sau đó nhấn OK
Bước 6. Khi Scan bằng máy photocopy Ricoh, bạn có thể Scan màu. Thông thường máy photocopy Ricoh sẽ để chế độ mặc định “Black & white text” nghĩa là scan đen trắng. Nếu bạn muốn scan màu thì chọn “Full Color/Text photo”.
6.1 – Để Scan màu bạn nhấn nút Scan Settings trên màn hình cảm ứng.
6.2 – Nhấn nút Full Color: Text / Photo trên màn hình cảm ứng. Tiếp tục nhấn OK
Bước 7 : Thay đổi độ phân giải khi scan
Nhấn nút Scan Setting trên màn hình
7.1 –  Nhấn vào tab Resonlution trên màn hình cảm ứng

7.2 – Chọn độ phân giải Scan [100 dpi], [200 dpi], [300 dpi], [400 dpi] hoặc [600 dpi].

7.3 –  Nhấn nút Ok khi bạn đã chọn xong độ phân giải màn hình khi Scan

Bước 8. Chọn người nhận file đã Scan
8.1 – Chọn người nhận từ sổ địa chỉ máy photocopy:
Nhấn nút màn hình cảm ứng cho tên người nhận mà bạn muốn.
8.2 – Nhập địa chỉ e-mail theo cách thủ công
Nhấn địa chỉ mail bằng các nút trên màn hình cảm ứng

Nhập địa chỉ Email thủ công.

Khi hoàn tất, nhấn nút OK

Xem thêm : Hướng dẫn cài driver máy in Ricoh chi tiết từ A-Z

Hướng dẫn scan tài liệu qua email bằng máy photocopy Ricoh

Cài đặt cấu hình chức năng scan to email cho máy photocopy Ricoh

Bước 1: Chọn User Tool > System Setting > File Tranfer > Next > Auto Specify Sender Name  > Bấm chọn ON.

Bước 2: Vào trình duyệt web của máy tính, trên thanh URL gõ địa chỉ IP của máy photocopy. 

Bước 3: Chọn Login, nhập admin vào ô Username, Password để trống.

Bước 4: Nhấn chọn Configuration để tùy chỉnh.

Bước 5: Trong phần Device Setting, chọn vào Email.

Bước 6: Trong phần Administrator E-mail Address, nhập địa chỉ Email làm email Server.

Bước 7: Trong phần SMTP Server Name, nhập SMTP của email.

Bước 8: TRong phần SMTP Auth. Password nhập password của email sever.

Bước 9: Trong phần POP3/IMAP4 Sever Name, nhập địa chỉ IP của POP3 của mail Server.

Bước 10: Nhấn OK để hoàn thành việc cài đặt cấu hình Scan to email.

Gửi email trên máy photocopy

Khi đã cài đặt xong cấu hình scan to email, bạn tiến hành gửi email trên máy bằng cách: 

Bước 1: Chọn Scanner hoặc nhấn phím Home để mở giao diện menu rồi chọn Scanner.

Bước 2: Chọn email để mở chức năng scan to email.

Bước 3: Đặt bản gốc cần photo vào khay nạp giấy tự động hoặc trên mặt kính.

Bước 4: Trong phần Scan Setting, bạn cài đặt các chế độ theo nhu cầu.

Bước 5: Chọn Text để nhập nội dung email bạn muốn gửi.

Bước 6: Chọn Sender Name để nhập tên người nhận email

Bước 7:  Tại phần To nhập địa chỉ email của người nhận. 

Bước 8: Cuối cùng chọn Start máy sẽ tự động gửi file Scan qua email đã chỉ định trước đó.

Vậy là các bạn đã biết cách scan bằng máy photocopy Ricoh rồi đúng không. Hãy áp dụng ngay cho thiết bị của mình và cho cửa hàng Hoàng Hải photocopy biết thành quả bằng cách để lại comment bên dưới bài viết.

Chúc các bạn thành công!

Gọi ngay
icons8-exercise-96 chat-active-icon